Hosting tại Cloudzone đã có sẵn máy chủ thư, không phải mua thêm dịch vụ nào. Bài này hướng dẫn tạo hộp thư theo tên miền của quý Khách hàng và quản lý chúng.
1. Đường vào
Đăng nhập DirectAdmin, rồi ở thanh bên trái chọn E-mail Manager → E-mail Accounts.
Nếu không thấy nhóm E-mail Manager, kiểm hai thứ:
- Đang ở chế độ User chứ không phải Admin. Thanh bên trái có hai nút gạt ở trên cùng.
- Tài khoản đã có ít nhất một tên miền. Chưa có tên miền thì DirectAdmin chuyển thẳng sang trang tạo tên miền, vì hộp thư luôn thuộc về một tên miền cụ thể.
Góc trên bên phải màn hình có ô chọn tên miền. Quản nhiều tên miền thì nhìn ô này trước khi làm gì. Tạo hộp thư nhầm tên miền là lỗi hay gặp nhất, và nó không báo gì cả vì việc tạo vẫn thành công.
2. Tạo hộp thư
Bấm CREATE ACCOUNT. Form có bốn ô:
| Ô | Nghĩa |
|---|---|
| Username | Phần trước dấu @. Phần sau dấu @ là tên miền đang chọn, không sửa ở đây được |
| Password | Mật khẩu hộp thư. Có nút sinh mật khẩu tự động và nút con mắt để xem lại |
| E-mail Quota (MB) | Dung lượng tối đa của hộp thư. Mặc định 50 MB. Tích Max để không giới hạn |
| Daily Send Limit | Số thư tối đa gửi ra mỗi ngày |
Bấm CREATE ACCOUNT là xong, hộp thư dùng được ngay.
Về mật khẩu
Dùng nút sinh mật khẩu tự động. Hộp thư là đích bị dò mật khẩu nhiều nhất trên một máy hosting, nhiều hơn cả bảng quản trị, vì địa chỉ thư thì công khai còn tên đăng nhập bảng quản trị thì không.
Một hộp thư bị chiếm không chỉ mất thư. Nó thành chỗ gửi thư rác, và hậu quả thường thấy là địa chỉ IP của máy chủ bị đưa vào danh sách chặn, sau đó thư thật của cả tên miền cũng không tới được người nhận.
Về Daily Send Limit, ô hay bị bỏ trống
Ô này giới hạn số thư một hộp thư gửi ra mỗi ngày. Nhìn qua thì như một hạn chế phiền, nhưng nó là lớp chặn thiệt hại khi hộp thư bị chiếm.
Không đặt giới hạn thì một hộp thư bị dò ra mật khẩu có thể gửi hàng chục nghìn thư rác trong một đêm, và tới sáng thì cả tên miền đã nằm trong danh sách chặn.
Cách đặt hợp lý: lấy số thư nhiều nhất mà người dùng đó thực sự gửi trong một ngày, nhân đôi, rồi đặt. Phần lớn hộp thư cá nhân không vượt quá vài chục thư một ngày. Hộp thư dùng để gửi thông báo tự động thì tính theo số thông báo thật.
Về E-mail Quota
Đặt Max cho mọi hộp thư nghe tiện, nhưng nó bỏ mất một thứ có ích: khi một hộp thư phình bất thường, giới hạn dung lượng là thứ báo cho quý Khách hàng biết. Hộp thư không giới hạn thì tới lúc hết chỗ cả gói hosting mới phát hiện.
Nên đặt một con số rộng rãi nhưng có thật, ví dụ 1024 MB, hơn là bỏ hẳn giới hạn.
3. Bảng danh sách hộp thư
Trang E-mail Accounts liệt kê mọi hộp thư của tên miền đang chọn, kèm các cột:
| Cột | Cho biết |
|---|---|
| Account | Phần trước dấu @ |
| Username | Địa chỉ đầy đủ. Đây cũng là tên đăng nhập khi cấu hình trên Outlook hay điện thoại |
| Usage | Hộp thư đang chiếm bao nhiêu |
| Sent | Số thư đã gửi trong ngày, so với Daily Send Limit |
| SMTP Log | Hai liên kết In và Out, xem nhật ký thư vào và thư ra của riêng hộp thư đó |
Cột Sent và SMTP Log là hai thứ đáng nhìn nhất khi nghi có chuyện. Một hộp thư bỗng nhiên gửi ra hàng nghìn thư thì cột Sent cho thấy ngay, và SMTP Log → Out cho biết nó gửi đi đâu.
Hộp thư mang nhãn Default là hộp thư mặc định của tên miền, nhận các thư gửi tới địa chỉ không tồn tại. Không xoá được nó như hộp thư thường.
4. Bốn nút thao tác
Chọn một hoặc nhiều hộp thư bằng ô vuông bên trái, rồi dùng các nút ở trên bảng:
| Nút | Làm gì | Hoàn tác được không |
|---|---|---|
| Suspend | Tạm khoá. Thư vẫn còn, nhưng không đăng nhập và không nhận thư mới được | Có, bằng Unsuspend |
| Unsuspend | Mở khoá lại | |
| Delete | Xoá hộp thư và toàn bộ thư trong đó | Không |
| Purge | Giữ hộp thư nhưng xoá sạch thư bên trong | Không |
⚠️ Nghi một hộp thư bị chiếm thì bấm Suspend, đừng bấm Delete. Suspend chặn ngay việc gửi thư rác mà vẫn giữ nguyên thư và nhật ký, tức là giữ lại thứ cho biết chuyện gì đã xảy ra. Xoá đi là mất cả bằng chứng lẫn thư thật của người dùng.
Purge dùng khi một hộp thư phình quá mức vì thư rác dồn vào, và quý Khách hàng chắc chắn không cần thư cũ. Đọc kỹ tên hộp thư trước khi bấm.
5. Bật DKIM
Nút ENABLE DKIM ở góc trên bên phải trang E-mail Accounts.
DKIM là chữ ký điện tử gắn vào mỗi thư gửi đi, để phía nhận kiểm được thư đúng là từ tên miền của quý Khách hàng chứ không phải ai đó mạo danh.
Nên bật. Các nhà cung cấp thư lớn ngày càng khắt khe với thư không có chữ ký, và hậu quả của việc không bật thường là thư rơi vào mục thư rác của người nhận mà không ai báo.
Sau khi bật, DirectAdmin tự thêm bản ghi DKIM vào vùng DNS của tên miền, với điều kiện tên miền đang dùng DNS của chính máy chủ này. Nếu tên miền dùng DNS ở nơi khác, phải chép bản ghi đó sang nơi quản lý DNS, xem bài về bản ghi MX trong cùng chuyên mục.
6. Ba việc nên làm định kỳ
| Việc | Nhịp | Vì sao |
|---|---|---|
Xem cột Sent của các hộp thư |
Mỗi tháng | Phát hiện hộp thư bị chiếm trước khi IP bị chặn |
| Rà danh sách hộp thư, xoá hộp của người đã nghỉ | Mỗi quý | Hộp thư không ai dùng mà vẫn đăng nhập được là cửa mở bỏ quên |
| Đổi mật khẩu các hộp thư dùng chung | Mỗi khi có người rời đi | Hộp thư dùng chung là hộp thư không ai chịu trách nhiệm |
7. Khi cần hỗ trợ
Quý Khách hàng gặp vướng khi tạo hộp thư, hoặc nghi một hộp thư đang gửi thư rác, hãy nhắn qua khung chat ở góc phải màn hình. Trường hợp nghi bị chiếm, hãy Suspend hộp thư đó trước, rồi nhắn kèm địa chỉ hộp thư và nội dung cột SMTP Log → Out.
Ba bài tiếp theo trong chuyên mục này: cách dùng hộp thư trên webmail và điện thoại, cách đặt chuyển tiếp thư và trả lời tự động, và cách lọc thư rác.
