Hộp thư đã tạo xong thì có ba cách dùng: mở thẳng trên trình duyệt, cài vào phần mềm thư trên máy tính, hoặc cài vào điện thoại. Bài này nói cả ba, và nói rõ chỗ hay sai nhất.

1. Cách nhanh nhất: webmail trên trình duyệt

Không cần cài gì. Trong DirectAdmin, thanh bên trái chọn Extra Features → Webmail, hoặc mở thẳng địa chỉ:

https://<ten-mien-cua-ban>/webmail

Đăng nhập bằng địa chỉ thư đầy đủ và mật khẩu hộp thư.

Webmail hợp với: kiểm thư nhanh trên máy người khác, hoặc khi chưa muốn cấu hình gì. Nó không giữ thư về máy, nên đổi máy vẫn thấy đủ thư.

2. Thông số để cài vào Outlook, Thunderbird hay điện thoại

Đây là bảng cần có khi cài vào bất kỳ phần mềm thư nào.

Cổng, chọn theo cách kết nối:

Máy chủ thư đi luôn phải bật xác thực. Trong Outlook là ô “My outgoing server (SMTP) requires authentication”, trong các phần mềm khác thường ghi là “Authentication” hoặc “Xác thực”. Dùng đúng tên đăng nhập và mật khẩu như phần nhận thư.

Không bật ô này là lỗi làm “nhận được thư nhưng không gửi được” nhiều hơn mọi nguyên nhân khác cộng lại.

3. IMAP hay POP3: chọn IMAP

Khác biệt nằm ở chỗ thư được giữ ở đâu.

Chọn IMAP, trừ khi có lý do rõ ràng để không. Lý do duy nhất còn hợp lý cho POP3 là cố tình muốn tải thư về rồi xoá khỏi máy chủ để tiết kiệm dung lượng hộp thư.

⚠️ Đừng cài POP3 trên nhiều thiết bị cùng một hộp thư. Thiết bị nào mở trước thì lấy mất thư của thiết bị kia, và hiện tượng là “thư tới điện thoại nhưng không tới máy tính”. Đây là một trong những lỗi mất nhiều thời gian nhất để tìm ra, vì không có thông báo lỗi nào.

4. Cài trên điện thoại

Trên cả Android và iPhone, khi thêm tài khoản thư, chọn mục “Khác” hoặc “Other”, đừng chọn Gmail hay Outlook, vì đó là các mục dành cho dịch vụ của chính hãng đó.

Sau khi nhập địa chỉ thư và mật khẩu, điện thoại thường hỏi chọn IMAP hay POP3: chọn IMAP, rồi điền máy chủ và cổng theo bảng ở mục 2.

Nhiều điện thoại cố tự dò cấu hình và báo lỗi. Lúc đó tìm nút “Thiết lập thủ công” hoặc “Manual setup” và nhập tay theo bảng.

5. Bốn lỗi hay gặp

a. Nhận được thư nhưng không gửi được.

Gần như luôn là máy chủ thư đi chưa bật xác thực. Xem lại mục 2.

Nếu đã bật mà vẫn không gửi được, thử đổi cổng gửi từ 587 sang 465, hoặc ngược lại. Một số nhà mạng chặn một trong hai cổng.

b. Báo sai tên đăng nhập hoặc mật khẩu, dù chắc chắn đúng.

Phần lớn là do nhập tên đăng nhập thiếu phần sau dấu @. Máy chủ thư yêu cầu địa chỉ đầy đủ, không phải mỗi phần trước dấu @.

c. Cảnh báo chứng chỉ không hợp lệ.

Xảy ra khi dùng mail.<ten-mien> mà chứng chỉ SSL chỉ cấp cho tên miền chính. Hai cách xử lý, theo thứ tự nên làm:

1. Cấp chứng chỉ Let’s Encrypt có kèm mail.<ten-mien>, trong Account Manager → SSL/TLS Certificates.
2. Hoặc đổi máy chủ thư trong phần mềm thành tên máy chủ hosting mà Cloudzone cấp, tên đó đã có chứng chỉ hợp lệ.

Đừng chọn cách bấm bỏ qua cảnh báo. Bỏ qua một lần là phần mềm nhớ luôn, và lần sau có chứng chỉ giả thật thì cũng không ai biết.

d. Thư gửi đi rơi vào mục thư rác của người nhận.

Đây không phải lỗi cấu hình phần mềm thư. Kiểm ba thứ theo thứ tự:

1. DKIM đã bật chưa, xem bài về tạo và quản lý hộp thư trong cùng chuyên mục.
2. Bản ghi SPF đã khai cho tên miền chưa.
3. Địa chỉ IP của máy chủ có nằm trong danh sách chặn nào không.

6. Việc nên làm sau khi cài xong

7. Khi cần hỗ trợ

Quý Khách hàng cài không được, hãy nhắn qua khung chat ở góc phải màn hình kèm bốn thông tin: địa chỉ thư, phần mềm đang dùng, đang kẹt ở bước nào, và nguyên văn thông báo lỗi.

Nguyên văn thông báo lỗi là thông tin có giá trị nhất. Mô tả lại bằng lời thường làm mất đúng phần cho biết nguyên nhân.