Ba chức năng nằm cạnh nhau trong E-mail Manager và hay bị dùng nhầm cho nhau: Forwarders, Autoresponders và Vacation Messages. Bài này nói mỗi cái dùng cho việc gì và cách đặt.
1. Chọn đúng chức năng trước đã
| Cần gì | Dùng |
|---|---|
| Thư gửi tới một địa chỉ thì tự chuyển sang địa chỉ khác | Forwarders |
| Ai gửi thư tới thì được trả lời tự động, không giới hạn thời gian | Autoresponders |
| Trả lời tự động trong một khoảng thời gian rồi tự tắt | Vacation Messages |
Khác biệt giữa hai cái sau chỉ là: Vacation Messages có ngày bắt đầu và ngày kết thúc, còn Autoresponders chạy tới khi nào quý Khách hàng tắt.
Nên với thông báo nghỉ lễ hay nghỉ phép, dùng Vacation Messages. Dùng Autoresponder rồi quên tắt là chuyện xảy ra thường xuyên, và hậu quả là khách hàng nhận được thư “tôi đang nghỉ phép” vào giữa tháng sau.
2. Forwarders: chuyển tiếp thư
E-mail Manager → Forwarders → CREATE FORWARDER.
Form có hai phần:
| Ô | Nghĩa |
|---|---|
| New Forwarder Name | Phần trước dấu @ của địa chỉ nhận. Phần sau là tên miền đang chọn |
| Add Destination | Nơi thư sẽ được chuyển tới. Chọn loại ở ô bên trái, nhập giá trị ở ô bên phải, rồi bấm ADD |
Thêm được nhiều đích cho một địa chỉ: bấm ADD sau mỗi đích. Phần Request Preview bên dưới hiện trước những gì sắp tạo, đọc lại rồi mới bấm CREATE.
Ba cách dùng thường gặp
a. Địa chỉ chung chuyển về nhiều người. Ví dụ lienhe@ chuyển tới ba địa chỉ cá nhân. Ai cũng nhận được, không ai phải đăng nhập thêm một hộp thư nữa.
b. Địa chỉ của người đã nghỉ việc. Giữ địa chỉ cũ, chuyển sang người tiếp nhận. Khách hàng cũ gửi tới địa chỉ cũ vẫn tới đúng chỗ.
c. Gom thư về một hộp thư chính. Nhiều tên miền, nhiều địa chỉ, nhưng chỉ đọc ở một chỗ.
Hai điều cần biết trước khi dùng
Chuyển tiếp không giữ bản sao. Tạo forwarder cho một địa chỉ thì thư đi thẳng tới đích, không lưu lại. Muốn giữ bản sao thì thêm chính địa chỉ đó vào danh sách đích, bên cạnh các đích khác.
Chuyển tiếp ra ngoài dễ bị coi là thư rác. Khi thư từ người lạ được chuyển tiếp sang Gmail hay Outlook, phía nhận thấy máy chủ gửi là máy chủ của quý Khách hàng chứ không phải máy chủ gốc. Nếu thư gốc là thư rác, máy chủ của quý Khách hàng bị tính là nơi gửi.
Hậu quả là uy tín địa chỉ IP của máy chủ bị giảm vì thư rác của người khác. Nên:
- Hạn chế chuyển tiếp ra ngoài với các địa chỉ công khai như
info@,lienhe@, vì đó là nơi nhận nhiều thư rác nhất. - Với các địa chỉ đó, cách tốt hơn là tạo hộp thư thật rồi đọc bằng IMAP, thay vì chuyển tiếp.
3. Autoresponders: trả lời tự động
E-mail Manager → Autoresponders → CREATE AUTORESPONDER.
| Ô | Nghĩa |
|---|---|
| Responder Address | Địa chỉ mà khi có thư gửi tới sẽ tự trả lời |
| Subject Prefix | Chữ thêm vào đầu tiêu đề thư trả lời. Mặc định Autoreply, nối với tiêu đề thư gốc |
| Content-Type | text/plain cho thư thuần văn bản, hoặc HTML nếu cần định dạng |
| Reply Frequency | Khoảng cách tối thiểu giữa hai lần trả lời cùng một người. Mặc định 2 ngày |
| Responder Message | Nội dung thư trả lời |
Reply Frequency là ô quan trọng nhất, và hay bị để sai
Đặt về 0 hoặc một giá trị quá nhỏ thì mỗi thư tới đều được trả lời. Gặp một người cũng dùng trả lời tự động là hai máy trả lời lẫn nhau không dừng, hàng nghìn thư trong vài phút.
Mặc định 2 ngày là giá trị hợp lý, giữ nguyên trừ khi có lý do rõ ràng.
Viết nội dung thế nào
Thư trả lời tự động là thư gửi cho người chưa quen, nên:
- Nói rõ đây là thư tự động. Người nhận biết ngay là chưa có người đọc thư của họ.
- Nói khi nào có người trả lời thật, bằng một khoảng thời gian cụ thể.
- Cho một đường liên hệ khác cho việc gấp.
- Đừng viết dài. Ba câu là đủ.
- Đừng nêu lý do riêng tư. “Hiện không có mặt tại văn phòng” là đủ, không cần nói đi đâu.
⚠️ Đừng đặt trả lời tự động cho các địa chỉ công khai như info@, lienhe@, hotro@. Những địa chỉ đó nhận rất nhiều thư rác, và trả lời tự động cho thư rác là tự xác nhận địa chỉ đang có người dùng, sau đó lượng thư rác tăng lên.
4. Vacation Messages: trả lời tự động có hạn
E-mail Manager → Vacation Messages.
Giống Autoresponder nhưng có thêm ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Hết hạn là tự ngừng, không phải nhớ tắt.
Dùng cho: nghỉ phép, nghỉ lễ, công tác dài ngày, thời gian bàn giao công việc.
Đặt ngày kết thúc muộn hơn ngày đi làm lại một ngày. Về đúng ngày mà thư trả lời tắt đúng ngày thì các thư tới trong lúc đang dọn việc tồn đọng sẽ không ai được báo gì.
5. Bảng kiểm trước khi bật
| Câu hỏi | Nếu bỏ qua |
|---|---|
| Đã tự gửi thử một thư vào địa chỉ đó chưa? | Đây là cách duy nhất biết nó thật sự chạy. Đừng tin vào việc tạo thành công |
| Nội dung có lỗi chính tả không? | Thư này gửi cho mọi người gửi tới, trong nhiều ngày. Một lỗi chính tả nhân lên rất nhiều lần |
| Reply Frequency có khác 0 không? | Để 0 là nguy cơ hai máy trả lời lẫn nhau |
| Vacation có ngày kết thúc chưa? | Không có là thành Autoresponder vĩnh viễn |
| Forwarder có cần giữ bản sao không? | Không thêm chính địa chỉ đó vào đích thì thư không lưu lại |
6. Khi cần hỗ trợ
Quý Khách hàng đặt chuyển tiếp mà thư không tới đích, hãy nhắn qua khung chat ở góc phải màn hình kèm: địa chỉ nguồn, địa chỉ đích, và thời điểm gửi thử. Có ba thông tin đó thì tra được nhật ký máy chủ thư.
Nếu đích là một địa chỉ Gmail hoặc Outlook, hãy kiểm mục thư rác bên đó trước khi báo. Phần lớn trường hợp “chuyển tiếp không chạy” là thư đã tới nhưng nằm trong mục thư rác, vì lý do đã nói ở mục 2.
