Bài này đi từ lúc quý khách nhận hoặc đặt gói Email theo tên miền trên Portal cho tới lúc gửi được thư đầu tiên từ địa chỉ dạng ten@congty.vn. Mọi thao tác đều làm trong Cloudzone Portal, không cần đăng nhập thêm trang quản trị nào khác.
Tóm tắt các bước
- Nhận gói dùng thử hoặc đặt gói trên Portal.
- Gắn tên miền cho dịch vụ.
- Khai bản ghi xác minh để chứng minh tên miền là của quý khách.
- Chờ hệ thống cấp phát, rồi tạo hộp thư.
- Khai các bản ghi nhận và gửi thư (MX, SPF, DKIM, DMARC).
- Đăng nhập webmail hoặc khai báo Outlook, điện thoại.
1. Nhận gói hoặc đặt gói
Nếu quý khách nhận được thư mời dùng thử: bấm nút trong thư, đăng nhập Portal bằng đúng tài khoản ghi trong thư. Dịch vụ được tạo ngay trong tài khoản, không phải thanh toán. Hết thời gian dùng thử, dịch vụ dừng lại và hệ thống không tự trừ tiền; quý khách thấy phù hợp thì gia hạn để dùng tiếp.
Nếu đặt gói mới: vào Đăng ký dịch vụ › Email theo tên miền, chọn gói và chu kỳ thanh toán rồi đặt hàng. Ô tên miền có thể để trống — quý khách chưa có tên miền, hoặc chưa chắc dùng tên miền nào, vẫn đặt được và gắn tên miền sau.
Mỗi gói có giới hạn về dung lượng (dùng chung cho cả tên miền), số hộp thư và số Alias. Mua thiếu thì sau này nâng gói hoặc mua thêm dung lượng ngay trên Portal.
2. Gắn tên miền
Vào Quản lý dịch vụ › Email theo tên miền. Dịch vụ chưa có tên miền hiện chữ Chưa gắn tên miền.
Bấm Gắn tên miền, nhập tên miền (ví dụ congty.com.vn, không gõ www hay http://) rồi bấm Lưu tên miền. Cửa sổ Bản ghi DNS mở ra ngay sau đó.
Gõ nhầm tên miền thì vẫn sửa được bằng nút Đổi tên miền, miễn là tên miền đó chưa xác minh xong.
3. Khai bản ghi xác minh
Để không ai gắn được tên miền của người khác, hệ thống yêu cầu quý khách khai một bản ghi TXT trên tên miền:
| Loại | Tên | Giá trị |
|---|---|---|
| TXT | _cloudzone-email | cz-verify=(chuỗi riêng của quý khách) |
Chuỗi giá trị lấy đúng trong cửa sổ Bản ghi DNS, có nút chép sẵn. Bản ghi được khai ở nơi quản lý DNS của tên miền:
- Tên miền đang dùng DNS miễn phí của Cloudzone: khai ở mục Quản lý DNS ngay trên Portal.
- Tên miền quản lý ở nhà cung cấp khác: đăng nhập trang quản lý tên miền của nhà cung cấp đó và thêm bản ghi.
Khai xong, bấm Kiểm tra lại. Bản ghi mới thường cần vài phút để có hiệu lực; dòng nào đã đúng sẽ chuyển sang màu xanh.
Cần nhờ người phụ trách kỹ thuật khai hộ? Cửa sổ Bản ghi DNS có ô gửi bộ bản ghi qua email: nhập địa chỉ người nhận rồi bấm Gửi.
4. Chờ cấp phát và tạo hộp thư
Khi bản ghi xác minh đúng, dịch vụ chuyển qua Chờ cấp phát rồi Đang hoạt động. Việc này thường mất vài phút và hệ thống tự làm.
Khi dịch vụ đã Đang hoạt động, bấm Hộp thư › Tạo hộp thư và điền:
- Địa chỉ: phần đứng trước dấu @, ví dụ vanphong.
- Tên hiển thị: tên người nhận sẽ thấy, ví dụ Phòng Văn thư.
- Mật khẩu: tối thiểu 8 ký tự, không dùng chuỗi quá phổ biến, dãy số liên tiếp hay một ký tự lặp lại. Bấm Tạo giúp để hệ thống sinh một mật khẩu đạt yêu cầu.
- Dung lượng hộp thư: phần chia cho hộp thư này, lấy từ dung lượng chung của gói.
Ở danh sách hộp thư, mỗi dòng có các nút Chuyển tiếp, Trả lời tự động (ví dụ khi nghỉ phép), Đổi mật khẩu và Khoá — dùng khi nhân viên nghỉ việc mà quý khách muốn giữ lại thư cũ.
5. Khai các bản ghi nhận và gửi thư
Mở lại cửa sổ Bản ghi DNS. Các bản ghi được chia làm ba nhóm.
Bắt buộc — để nhận và gửi được thư:
| Loại | Tên | Giá trị | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| MX | @ | 10 mx1.cloudzone.vn. | Máy nhận thư chính |
| MX | @ | 20 mx2.cloudzone.vn. | Máy phụ, giữ thư khi máy chính bảo trì |
| TXT | @ | v=spf1 mx ~all | Khai báo máy được phép gửi thư thay tên miền |
| TXT | dkim._domainkey | (khoá riêng của tên miền, chép trong Portal) | Ký thư, giúp thư không bị xếp vào thư rác |
| TXT | _dmarc | (chép trong Portal) | Chống mạo danh tên miền |
Nên khai — để Outlook và Thunderbird tự dò cấu hình: hai bản ghi CNAME autodiscover và autoconfig trỏ về mx1.cloudzone.vn.
Tuỳ chọn — dùng tên miền của quý khách thay tên Cloudzone: bản ghi CNAME mail trỏ về mx1.cloudzone.vn. Khai xong vài phút, nhân viên vào webmail và khai Outlook bằng mail.congty.com.vn; chứng chỉ bảo mật cho tên này được cấp tự động. Nếu tên mail của quý khách đang dùng cho việc khác, Portal sẽ báo — khi đó đừng sửa bản ghi đó.
Ba điều cần lưu ý:
- Phải khai cả hai bản ghi MX. Thiếu bản ghi số 20 thì khi máy chính bảo trì, thư gửi tới sẽ bị trả về cho người gửi thay vì được giữ lại.
- Bản ghi DKIM chỉ hiện sau khi dịch vụ Đang hoạt động. Nếu quý khách mở cửa sổ này từ lúc mới gắn tên miền thì chưa thấy dòng DKIM; quay lại sau bước 4 để khai nốt.
- Tên miền đã có bản ghi SPF (một dòng TXT bắt đầu bằng v=spf1): đừng tạo dòng thứ hai, hãy gộp vào dòng cũ. Một tên miền có hai dòng SPF thì cả hai đều mất hiệu lực.
Khi đã khai đủ, Portal hiện thông báo xanh đã khai đủ các bản ghi bắt buộc.
Đang dùng email ở nơi khác? Đổi MX sau cùng
Bản ghi MX quyết định thư mới đi về đâu. Đổi MX trước khi tạo đủ hộp thư thì thư gửi tới những địa chỉ chưa có sẽ bị trả về. Thứ tự an toàn:
- Khai bản ghi xác minh, chờ dịch vụ Đang hoạt động.
- Tạo đủ hộp thư với đúng các địa chỉ đang dùng.
- Bấm Chuyển thư cũ để chép thư từ hộp thư cũ sang (xem mục 7).
- Sau cùng mới đổi bản ghi MX và SPF sang Cloudzone.
6. Đọc và gửi thư
Thông số đầy đủ cho từng tên miền nằm ở nút Cấu hình máy khách trên Portal. Thông số chung:
| Mục | Giá trị |
|---|---|
| Webmail | https://mx1.cloudzone.vn/SOGo/ |
| Máy chủ nhận thư (IMAP) | mx1.cloudzone.vn — cổng 993, mã hoá SSL/TLS |
| Máy chủ nhận thư (POP3) | mx1.cloudzone.vn — cổng 995, mã hoá SSL/TLS |
| Máy chủ gửi thư (SMTP) | mx1.cloudzone.vn — cổng 465 (SSL) hoặc 587 (STARTTLS) |
| Tên đăng nhập | địa chỉ email đầy đủ, ví dụ vanphong@congty.com.vn |
| Xác thực khi gửi | Bắt buộc, dùng cùng tên đăng nhập và mật khẩu |
Đã khai bản ghi mail ở nhóm tuỳ chọn thì thay mx1.cloudzone.vn bằng mail. cộng tên miền của quý khách.
Outlook, Thunderbird: khi đã khai autodiscover và autoconfig, quý khách chỉ cần nhập địa chỉ email và mật khẩu, phần mềm tự điền phần còn lại. Nếu phần mềm hỏi kiểu tài khoản, chọn IMAP.
Điện thoại (Gmail, ứng dụng Mail trên iPhone, Outlook di động): thêm tài khoản kiểu IMAP rồi nhập các thông số ở bảng trên.
Nên dùng IMAP thay vì POP3: IMAP giữ thư trên máy chủ nên máy tính, điện thoại và webmail luôn thấy cùng một hộp thư. POP3 tải thư về một máy, dễ thất lạc thư khi dùng nhiều thiết bị.
7. Các chức năng khác trên Portal
- Alias: địa chỉ phụ không có hộp thư riêng, ví dụ ketoan@ hay hotro@. Thư gửi tới Alias được chuyển thẳng tới một hoặc nhiều hộp thư thật, và không tốn dung lượng riêng.
- Chuyển thư cũ: chép toàn bộ thư từ hộp thư ở nhà cung cấp cũ sang. Quý khách nhập máy chủ IMAP cũ, địa chỉ và mật khẩu của hộp thư cũ, chọn hộp thư nhận rồi bấm Bắt đầu chuyển thư.
- Chữ ký chung: một chữ ký tự động gắn vào mọi thư gửi đi của cả tên miền, ví dụ tên công ty, địa chỉ, số điện thoại. Người cần chữ ký riêng vẫn khai trong phần mềm thư của mình.
- Nhật ký & lọc thư: xem thư nào đã đi, đã đến, xem thư bị giữ lại vì nghi là thư rác, và chặn hoặc luôn cho phép một người gửi (một địa chỉ hay cả tên miền, ví dụ @vidu.com).
- Nâng gói, Mua thêm dung lượng, Gia hạn và công tắc tự gia hạn nằm ngay trên dòng dịch vụ. Hệ thống gửi thư nhắc khi dung lượng dùng tới 80% và 95%.
Câu hỏi thường gặp
Đã bấm Kiểm tra lại mà dòng vẫn đỏ? Bản ghi mới có thể cần vài phút, có nơi lâu hơn, để có hiệu lực. Kiểm lại xem có gõ thừa tên miền ở cột Tên không: nhiều trang quản lý tên miền tự thêm phần đuôi, nên chỉ cần nhập _cloudzone-email chứ không phải _cloudzone-email.congty.com.vn.
Thư gửi đi bị vào thư rác bên nhận? Mở cửa sổ Bản ghi DNS, kiểm tra cả ba dòng SPF, DKIM và DMARC đều đã xanh.
Hết hạn dịch vụ thì thư có mất ngay không? Không. Dịch vụ quá hạn bị tạm treo trước, quý khách vẫn gia hạn được trong thời gian đó mà không mất thư.
Cần hỗ trợ thêm, quý khách mở khung chat ở góc phải màn hình Portal, hoặc gọi, nhắn tin SMS, Zalo tới số 0905 091 805.
