Cẩm nang sử dụng Email theo tên miền

Email theo tên miền là gì, hợp với ai

Dịch vụ cho cả công ty gửi nhận thư bằng địa chỉ mang tên miền riêng, ví dụ kinhdoanh@congty.vn, thay vì hộp thư cá nhân miễn phí. Quý khách mua một gói cho cả tên miền, trong gói có một lượng dung lượng dùng chung, rồi tự chia cho từng hộp thư.

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ đang để nhân viên dùng Gmail cá nhân làm việc với khách: nhân viên nghỉ việc thì thư vẫn ở lại công ty.
• Đơn vị nhiều phòng ban cần địa chỉ chung như info@, ketoan@, tuyendung@: dùng Alias (chương 14), không tốn hộp thư.
• Đơn vị đã có website trên hosting: tách thư ra chỗ riêng để thư đầy không làm website hết dung lượng.

Mọi gói có đủ tính năng như nhau: chống thư rác, ký thư SPF/DKIM/DMARC, máy phụ giữ thư khi máy chính bảo trì, webmail, IMAP/POP3/SMTP cho Outlook và điện thoại, chuyển thư cũ từ nhà cung cấp khác, chữ ký chung toàn tên miền.

Chọn gói và bảng giá

Bốn gói, khác nhau ở dung lượng dùng chung, số hộp thư và số Alias:

Giá theo bảng giá trên cloudzone.vn ngày 03/11/2026, chưa gồm VAT 10%. Có bốn chu kỳ thanh toán: theo tháng, theo năm (trả 10 tháng, tặng 2 tháng), 2 năm (tiết kiệm 21%) và 3 năm (tiết kiệm 25%). Số tiền cuối cùng hiện trên trang hoá đơn.

Chọn gói thế nào: đếm số người cần hộp thư riêng trước, dung lượng sau. Mỗi hộp thư mới tạo mặc định được chia 2 GB; người gửi nhận nhiều tệp đính kèm thì chia nhiều hơn. Chọn nhỏ cũng không sao: nâng gói được bất cứ lúc nào (chương 28), phần đã trả được bù trừ theo số ngày còn lại.

Đặt gói và thanh toán

1. Chọn chu kỳ thanh toán ở đầu trang đặt gói.
2. Ô Tên miền của Quý khách (không bắt buộc): nhập tên miền sẽ dùng, ví dụ congty.com.vn. Chưa có hoặc chưa quyết định thì cứ bỏ trống, gắn sau (chương 4).
3. Bấm Đăng ký ở gói muốn mua. Portal chuyển sang trang hoá đơn.
4. Thanh toán bằng số dư tài khoản hoặc chuyển khoản theo mã QR trên hoá đơn.

Nếu tên miền đã có người đăng ký dịch vụ email, Portal báo Tên miền này đã được đăng ký dịch vụ email. Đúng là tên miền của Quý khách thì liên hệ hỗ trợ (chương 31).

Gắn tên miền

Dịch vụ chưa có tên miền hiện chữ Chưa gắn tên miền kèm hộp nhắc màu cam.

1. Bấm Gắn tên miền.
2. Nhập tên miền, ví dụ congty.com.vn. Không cần gõ www hay http://, Portal tự bỏ.
3. Bấm Lưu tên miền. Cửa sổ Bản ghi DNS mở ra ngay để Quý khách khai bản ghi xác minh (chương 5).

Gõ nhầm tên miền thì bấm Đổi tên miền. Nút này chỉ còn cho tới khi tên miền xác minh xong; sau đó muốn đổi phải liên hệ hỗ trợ.

Xác minh tên miền

Để không ai gắn được tên miền của người khác, hệ thống yêu cầu một bản ghi TXT chứng minh tên miền là của Quý khách:

Khai bản ghi này ở nơi quản lý DNS của tên miền (chương 8). Khai xong không phải báo lại: hệ thống tự kiểm 5 phút một lần, nhận đúng thì tự khởi tạo dịch vụ và gửi thư báo. Muốn biết ngay thì mở Bản ghi DNS và bấm Kiểm tra lại.

Các trạng thái của dịch vụ

Thẻ dịch vụ có thêm nhãn đỏ Đã tạo – chờ thanh toán hoá đơn khi có hoá đơn (gia hạn, nâng gói, mua thêm) chưa trả; bấm vào nhãn để mở hoá đơn.

Bộ bản ghi cần khai

Cửa sổ Bản ghi DNS liệt kê đúng các dòng cần khai cho tên miền của Quý khách, mỗi giá trị có nút Chép, và cột Đã khai cho biết dòng nào đã đúng (✓ xanh), dòng bắt buộc nào còn thiếu (✗ đỏ, nền vàng). Các dòng chia làm ba nhóm.

Bắt buộc – để nhận và gửi được thư

Nên khai – để Outlook và Thunderbird tự dò cấu hình

Tuỳ chọn – dùng tên miền của Quý khách thay tên Cloudzone

Xem chương 19 để biết bản ghi này đổi gì.

Khai ở đâu, kiểm tra thế nào

Bản ghi được khai ở nơi đang quản lý DNS của tên miền:

• Tên miền dùng DNS miễn phí của Cloudzone: khai ngay trên Portal, ở mục Quản lý DNS.
• Tên miền quản lý ở nhà cung cấp khác: đăng nhập trang quản lý tên miền của nhà cung cấp đó và thêm từng dòng. Bấm Chép tất cả trong cửa sổ Bản ghi DNS để lấy cả bảng một lần.

Khai xong bấm Kiểm tra lại. Bản ghi mới thường cần vài phút, có nơi lâu hơn, mới có hiệu lực; dòng nào đúng chuyển sang ✓. Khi đủ nhóm bắt buộc, đầu cửa sổ hiện thông báo xanh Quý khách đã khai đủ các bản ghi bắt buộc.

Người khác quản lý tên miền? Ở cuối cửa sổ có ô gửi bộ bản ghi qua email: nhập địa chỉ người phụ trách kỹ thuật rồi bấm Gửi, họ nhận được đủ các dòng cần khai.

Đang dùng email ở nơi khác: thứ tự chuyển an toàn

Bản ghi MX quyết định thư mới đi về máy chủ nào. Đổi MX trước khi tạo đủ hộp thư thì thư gửi tới những địa chỉ chưa có sẽ bị trả về. Làm theo đúng thứ tự:

1. Khai bản ghi xác minh, chờ dịch vụ Đang hoạt động. Bước này không ảnh hưởng gì tới email đang chạy.
2. Tạo đủ hộp thư với đúng các địa chỉ đang dùng (chương 10), và Alias cho các địa chỉ dùng chung (chương 14).
3. Bật Chuyển thư cũ để kéo thư từ hộp thư cũ sang (chương 20).
4. Báo nhân viên thông số mới (chương 15) và cho họ đăng nhập thử webmail.
5. Sau cùng mới đổi MX và SPF sang Cloudzone, khai DKIM và DMARC.
6. Giữ việc chuyển thư cũ chạy thêm vài ngày để vét thư đến muộn ở bên cũ, rồi bấm Dừng.

Tạo hộp thư

Chỉ tạo được khi dịch vụ Đang hoạt động. Góc trên hiện số hộp thư đã dùng trên số tối đa của gói.

Bảng hộp thư cho biết dung lượng đã dùng, số thư và lần đăng nhập cuối của từng địa chỉ (chưa đăng nhập nếu người dùng chưa vào lần nào).

Đổi mật khẩu, dung lượng, khoá và xoá hộp thư

• Đổi mật khẩu: bấm Đổi mật khẩu trên dòng hộp thư, nhập mật khẩu mới (cùng quy tắc như lúc tạo, chương 10; thiếu điều gì Portal báo gộp một lần) rồi Lưu. Dùng khi nhân viên quên mật khẩu; Cloudzone không xem được mật khẩu cũ.
• Đổi dung lượng: bấm Dung lượng trên dòng hộp thư, nhập số MB mới (1024 MB = 1 GB) rồi Lưu. Phần này lấy từ dung lượng chung của gói: tăng cho hộp thư này thì phần còn lại cho các hộp thư khác giảm đi. Không đặt được thấp hơn phần hộp thư đang dùng. Thư trong hộp thư giữ nguyên, người dùng không phải đăng nhập lại.
• Khoá: chặn đăng nhập nhưng giữ nguyên toàn bộ thư. Dùng khi nhân viên nghỉ việc mà công ty muốn giữ thư cũ. Bấm Mở lại để cho đăng nhập trở lại. Hộp thư đang khoá có nhãn đã khoá.
• Xoá: Portal hỏi xác nhận rồi xoá hẳn hộp thư cùng mọi thư bên trong, không khôi phục được. Xoá xong số hộp thư và dung lượng được trả lại cho gói.

Chuyển tiếp thư

1. Nhập địa chỉ nhận thư chuyển tiếp, có thể là địa chỉ ở nhà cung cấp khác.
2. Ô Giữ một bản trong hộp thư này bật sẵn. Bỏ dấu tích thì thư chỉ đi tiếp, không lưu lại.
3. Bấm Lưu. Muốn ngừng thì bấm Tắt chuyển tiếp.

Nếu người dùng đã tự đặt luật chuyển tiếp trong webmail, Portal báo trước; lưu ở Portal sẽ thay luật đó.

Trả lời tự động

Dùng khi nghỉ phép, đi công tác. Nhập tiêu đề (mặc định Tôi đang vắng mặt) và nội dung, ví dụ Tôi đang nghỉ phép tới ngày 20/10, thư của Quý vị sẽ được trả lời sau ngày đó, rồi bấm Bật trả lời tự động. Nội dung tối đa 2000 ký tự.

Mỗi người gửi chỉ nhận thư trả lời một lần mỗi ngày, dù họ gửi nhiều thư. Đi làm lại thì nhớ bấm Tắt.

Alias – địa chỉ dùng chung

Alias là một địa chỉ không có hộp thư riêng: thư gửi tới nó được chuyển thẳng sang một hoặc nhiều địa chỉ Quý khách chỉ định. Hợp với ketoan@, hotro@, info@. Alias không tốn dung lượng và không tính vào số hộp thư.

1. Ô đầu: phần trước dấu @, ví dụ ketoan.
2. Ô chuyển tới: địa chỉ nhận, nhiều người thì cách nhau bằng dấu phẩy.
3. Bấm Tạo Alias.

Muốn đổi người nhận thì xoá Alias rồi tạo lại. Nút Xoá trên bảng Alias xoá ngay, không hỏi lại.

Thông số máy chủ

Thông số đúng cho từng tên miền luôn có ở nút Cấu hình máy khách. Thông số chung:

Nên dùng IMAP thay vì POP3. IMAP giữ thư trên máy chủ nên máy tính, điện thoại và webmail luôn thấy cùng một hộp thư. POP3 tải thư về một máy, dễ thất lạc thư khi dùng nhiều thiết bị, và thư mất theo máy nếu máy hỏng.

Webmail

Mở https://mx1.cloudzone.vn/SOGo/ (hoặc https://mail.congty.com.vn/SOGo/ nếu đã khai bản ghi ở chương 19), đăng nhập bằng địa chỉ email đầy đủ và mật khẩu hộp thư. Không cần cài gì thêm, dùng được trên mọi trình duyệt.

Đổi mật khẩu, chuyển tiếp, trả lời tự động cho từng hộp thư thì quản trị viên của công ty làm ngay trên Portal (chương 11-13).

Outlook và Thunderbird

Đã khai autodiscover và autoconfig (chương 7): chỉ cần nhập địa chỉ email và mật khẩu, phần mềm tự điền phần còn lại. Nếu phần mềm hỏi kiểu tài khoản, chọn IMAP.

Chưa khai, hoặc phần mềm không tự dò được, khai tay:

1. Outlook: Tệp → Thêm tài khoản, nhập địa chỉ email, mở Tùy chọn nâng cao, tích Cho phép tôi thiết lập tài khoản theo cách thủ công, chọn IMAP.
2. Thư đến: máy chủ mx1.cloudzone.vn, cổng 993, mã hoá SSL/TLS.
3. Thư đi: máy chủ mx1.cloudzone.vn, cổng 465 mã hoá SSL/TLS (hoặc 587 STARTTLS).
4. Nhập mật khẩu hộp thư, bấm Kết nối.

Thunderbird làm tương tự: Cài đặt tài khoản → Thêm tài khoản thư, bấm Cấu hình thủ công nếu không tự dò được.

Điện thoại

Ứng dụng Mail trên iPhone, Gmail trên Android hay Outlook di động đều dùng được. Thêm tài khoản kiểu IMAP (trên iPhone: Cài đặt → Mail → Tài khoản → Thêm tài khoản → Khác), rồi nhập thông số ở chương 15. Tên người dùng là địa chỉ email đầy đủ, cho cả máy chủ thư đến lẫn thư đi.

Dùng tên mail.tên-miền-của-Quý-khách

Khai bản ghi CNAME mail trỏ về mx1.cloudzone.vn. (nhóm Tuỳ chọn, chương 7). Vài phút sau, thẻ Cấu hình máy khách tự đổi sang mail.congty.com.vn: nhân viên vào webmail và khai Outlook bằng tên miền của công ty, chứng chỉ bảo mật cho tên đó được cấp tự động.

Chuyển thư cũ sang

Đang dùng email ở nhà cung cấp khác, hệ thống tự kéo toàn bộ thư cũ sang hộp thư mới. Thư bên cũ không bị xoá, nên luôn còn đường lui. Việc kéo thư chạy lại 20 phút một lần và bỏ qua thư đã có, nên không bị nhân đôi.

1. Tạo hộp thư đích trước (chương 10).
2. Chuyển vào hộp thư mới: chọn hộp thư đích.
3. Máy chủ email cũ (IMAP): ví dụ imap.nhacungcapcu.com. Hỏi nhà cung cấp cũ nếu chưa biết.
4. Mã hoá: SSL (993), TLS (143) hoặc Không mã hoá (143). Ô cổng tự đổi theo.
5. Tài khoản và mật khẩu của hộp thư bên cũ.
6. Bấm Bắt đầu chuyển thư.

Bảng bên dưới cho biết tiến độ: đang chờ lượt, đang kéo thư…, xong, hoặc chưa xong (màu đỏ, di chuột vào để xem lỗi). Lỗi hay gặp nhất là sai mật khẩu bên cũ, hoặc nhà cung cấp cũ chưa bật IMAP.

Chữ ký chung

Một đoạn chữ ký máy chủ tự ghép vào cuối mọi thư gửi đi của cả tên miền: mọi hộp thư, mọi phần mềm, kể cả thư gửi từ điện thoại. Người nhận vẫn thấy chữ ký kể cả khi nhân viên quên cài trong Outlook.

1. Soạn chữ ký bằng HTML đơn giản: <b> chữ đậm, <br> xuống dòng, <a href="..."> đường dẫn, <img src="..."> ảnh logo (ảnh phải nằm trên một địa chỉ web). Tối đa 4.000 ký tự.
2. Bấm Xem thử để thấy đúng phần người nhận sẽ thấy.
3. Tích Không thêm chữ ký vào thư trả lời và thư chuyển tiếp nếu không muốn chữ ký lặp lại trong cả chuỗi thư.
4. Bấm Lưu chữ ký. Muốn bỏ thì bấm Tắt chữ ký.

Người cần chữ ký riêng vẫn khai trong phần mềm thư của mình như bình thường; hai phần cùng xuất hiện.

Nhật ký gửi nhận

Tra xem một thư đã tới hay đã đi chưa. Bảng chỉ hiện thư có người gửi hoặc người nhận thuộc tên miền của Quý khách, với các trạng thái:

Khi gửi cho Cloudzone một thư bị trả lại, chép nguyên văn dòng ở cột Máy chủ nhận trả lời: đó là manh mối nhanh nhất.

Thư bị giữ lại, chặn và cho phép người gửi

Thư bị giữ lại

Thư hệ thống nghi là thư rác nhưng chưa chắc chắn thì được giữ lại thay vì xoá. Là thư thật thì bấm Thả để thư về hộp thư người nhận; là thư rác thì bấm Xoá. Cả hai nút làm ngay, không hỏi lại.

Chặn và cho phép người gửi

Áp cho cả tên miền. Chọn Chặn hoặc Luôn cho phép, nhập một địa chỉ cụ thể (nguoigui@vidu.com) hoặc cả một tên miền (@vidu.com), rồi bấm Thêm. Bấm Bỏ cạnh một mục để gỡ.

Nhật ký thao tác

Ở cuối khu Nhật ký & lọc thư: ghi lại mọi việc làm với dịch vụ trên Portal (tạo, xoá hộp thư, đổi mật khẩu, bật chuyển tiếp, tạo Alias, mua thêm dung lượng…) kèm thời điểm và địa chỉ IP. Nhật ký không ghi mật khẩu. Nhiều người cùng quản trị một tài khoản thì đây là chỗ tra ai đã làm gì.

Gia hạn và tự gia hạn

Bấm Gia hạn trên thẻ dịch vụ, chọn chu kỳ 1, 12, 24 hoặc 36 tháng rồi bấm Tiếp tục thanh toán. Gia hạn giữ nguyên hộp thư, Alias, thư và dung lượng đã mua thêm.

Tự gia hạn: gạt công tắc Tự gia hạn trên thẻ dịch vụ. Hệ thống trừ tiền từ số dư tài khoản trước ngày hết hạn, nên giữ đủ số dư. Nếu dịch vụ đã sát hoặc quá ngày hết hạn, Portal hỏi xác nhận và gia hạn ngay khi Quý khách đồng ý.

Khi dịch vụ hết hạn

Theo dõi dung lượng

Thẻ dịch vụ ghi dung lượng đã dùng trên tổng dung lượng gói. Từ 80% thẻ hiện cảnh báo, vì khi đầy thư gửi tới tên miền sẽ bị từ chối. Hệ thống cũng gửi thư nhắc khi cả gói dùng tới 80% và 95%, và khi một hộp thư dùng tới 90% phần được chia.

Một hộp thư đầy trong khi gói còn trống thì chỉ cần tăng phần chia cho hộp thư đó (nút Dung lượng, chương 11). Cả gói đầy thì có ba cách: dọn thư cũ có tệp đính kèm lớn, nâng gói (chương 28), hoặc mua thêm dung lượng (chương 29).

Nâng gói

Bấm Nâng gói (chỉ có khi dịch vụ Đang hoạt động), chọn gói lớn hơn. Hộp thoại ghi rõ chỉ thu phần chênh lệch cho số ngày còn lại của chu kỳ. Nâng gói tăng cả dung lượng, số hộp thư và số Alias; hộp thư, Alias và thư cũ giữ nguyên, dung lượng đã mua thêm vẫn được cộng trên gói mới.

Mua thêm dung lượng

Chỉ cần thêm chỗ chứa mà không cần thêm hộp thư thì bấm Mua thêm dung lượng (chỉ có khi dịch vụ Đang hoạt động). Mỗi khối 10 GB, giá 200.000 đ/năm chưa VAT, tối đa 20 khối cho một dịch vụ. Lần đầu chỉ trả cho số ngày còn lại của chu kỳ; từ kỳ sau tiền khối mua thêm cộng vào tiền gia hạn. Dung lượng mới có hiệu lực vài phút sau khi thanh toán.

Cần nhiều hơn 20 khối, hoặc cần cả thêm hộp thư, thì nâng gói sẽ được giá tốt hơn.

Lỗi thường gặp

Liên hệ hỗ trợ

Khung chat ở góc dưới bên phải trang này và mọi trang trong Portal nối thẳng tới bộ phận chăm sóc khách hàng. Hotline, SMS, Zalo: 0905 091 805.

Đừng gửi mật khẩu hộp thư qua chat. Cần đặt lại mật khẩu thì Quý khách tự làm trên Portal (chương 11).