Trang E-mail Manager → SPAM Filters là nơi chặn thư theo quy tắc của riêng quý Khách hàng. Bài này nói nó làm được gì, không làm được gì, và cách đặt để không chặn nhầm thư thật.

1. Trước tiên: trang này không phải lớp lọc duy nhất

Thư đi qua nhiều lớp trước khi tới hộp thư. Hiểu thứ tự này thì biết nên sửa ở đâu.

Nên nếu thư rác vẫn vào nhiều, trang này là chỗ quý Khách hàng tự xử lý được ngay, không phải chờ ai.

2. Chặn theo quy tắc

Trang có một bảng với ba phần:

Các kiểu chặn thường dùng:

Chặn theo cụm từ: dùng rất dè dặt

Đây là chỗ dễ gây thiệt hại nhất trên cả trang này.

Chặn một cụm từ quá chung là chặn luôn thư thật. Chặn cụm khuyến mãi thì mọi thư của nhà cung cấp, của ngân hàng, của chính đối tác đang chạy chương trình đều bị chặn, mà không ai được báo.

Ba quy tắc khi chặn theo cụm từ:

1. Chặn cụm dài, đừng chặn từ đơn. Một cụm bốn năm chữ xuất hiện nguyên văn trong thư rác thì an toàn; một từ đơn thì không.
2. Đặt hành động là chuyển vào thư rác, không phải xoá. Xem mục 3.
3. Ghi lại ngày và lý do của từng quy tắc. Sáu tháng sau không ai nhớ vì sao có dòng đó.

Ưu tiên chặn theo địa chỉ và theo tên miền. Hai kiểu đó chính xác, không chặn nhầm ai.

3. Hai tuỳ chọn ở phần Options

Phần Options bên dưới bảng có hai mục, và mục thứ hai quan trọng hơn mọi quy tắc chặn ở trên.

Action for filter matches: chọn “Send to spambox”

Hai lựa chọn:

Chọn Send to spambox. Lý do đơn giản: mọi bộ lọc đều có lúc chặn nhầm. Chọn Drop E-mail thì một thư thật bị chặn nhầm là mất hẳn, và không ai biết nó từng tồn tại. Người gửi tưởng đã gửi, người nhận không biết có thư. Loại sự cố đó rất khó phát hiện vì nó im lặng.

Với Send to spambox, chặn nhầm chỉ là phiền một chút: thư nằm trong thư mục thư rác, tìm lại được.

Chỉ chọn Drop E-mail khi hộp thư nhận lượng thư rác lớn tới mức chính thư mục thư rác cũng thành vấn đề về dung lượng, và quý Khách hàng chấp nhận đánh đổi.

Adult Filter

Một ô tích, bật là lọc thư có nội dung người lớn. Bật hay không tuỳ nhu cầu. Đây là bộ lọc sẵn có, không phải tự đặt quy tắc.

4. Thư rác vẫn vào nhiều thì làm gì

Thêm quy tắc chặn không phải việc đầu tiên nên làm. Ba việc dưới đây hiệu quả hơn, theo thứ tự.

a. Đừng để lộ địa chỉ thư dạng chữ trên website.

Địa chỉ viết thẳng dạng lienhe@tenmien.com trên trang web bị các chương trình quét tự động thu thập. Đây là nguồn thư rác lớn nhất với các địa chỉ công khai.

Thay bằng một biểu mẫu liên hệ, hoặc viết địa chỉ dưới dạng hình ảnh.

b. Kiểm bản ghi SPF và DKIM của tên miền.

Nghe lạ, vì hai thứ này là để thư gửi đi không bị coi là thư rác. Nhưng chúng cũng chặn một kiểu thư rác phổ biến: kẻ gửi mạo danh chính tên miền của quý Khách hàng để gửi cho chính nhân viên của quý Khách hàng. Có SPF và DKIM thì kiểu thư đó bị phía nhận loại bỏ.

DKIM bật bằng một nút trong E-mail Accounts, xem bài về tạo và quản lý hộp thư.

c. Chặn theo tên miền thay vì theo từng địa chỉ.

Thư rác từ một nguồn thường đổi phần trước dấu @ liên tục nhưng giữ nguyên tên miền. Chặn từng địa chỉ là đuổi theo không hết; chặn tên miền là xong một lần.

5. Bẫy ngược: chặn nhầm thư thật

Khi khách hàng hoặc đối tác báo “gửi thư cho bên bạn mà không thấy trả lời”, kiểm theo thứ tự này:

1. Thư mục thư rác của hộp thư nhận.
2. Danh sách quy tắc trong SPAM Filters: có dòng nào khớp với địa chỉ hoặc tên miền của người gửi không.
3. Nếu Action for filter matches đang để Drop E-mail, thư đã bị xoá và không tìm lại được. Lúc này cách duy nhất là đổi sang Send to spambox, bỏ quy tắc gây chặn nhầm, rồi nhờ người kia gửi lại.

Bước 3 chính là lý do mục 3 khuyên chọn Send to spambox.

6. Rà lại định kỳ

Danh sách quy tắc chỉ dài ra: mỗi lần bực vì một thư rác lại thêm một dòng, và không ai bỏ dòng nào.

Mỗi sáu tháng, mở danh sách ra và hỏi từng dòng ba câu:

7. Khi cần hỗ trợ

Quý Khách hàng vẫn nhận nhiều thư rác sau khi đã làm các bước trên, hoặc nghi thư thật bị chặn nhầm, hãy nhắn qua khung chat ở góc phải màn hình.

Trường hợp nghi chặn nhầm, gửi kèm: địa chỉ người gửi, địa chỉ người nhận, và thời điểm gửi. Có ba thông tin đó thì tra được nhật ký máy chủ thư và nói chính xác thư đã đi đâu.