Ngoài lưu trữ và đồng bộ, Cloudzone Box còn thay được các dịch vụ gửi file trung gian: chia sẻ tài liệu cho khách hàng, nhận file từ đối tác, làm việc chung trong đội nhóm – tất cả có kiểm soát quyền và thời hạn. Bài này hướng dẫn các cách chia sẻ trên giao diện web của Box.
Chưa cài Box: xem trước bài cài đặt và đồng bộ Cloudzone Box trên máy tính, điện thoại.
1. Chia sẻ bằng liên kết – gửi file cho người ngoài
- Đăng nhập Box qua trình duyệt (Portal › Quản lý dịch vụ › Lưu trữ › Mở Storage).
- Đưa chuột vào file hoặc thư mục cần gửi, bấm biểu tượng Chia sẻ.
- Ở mục liên kết chia sẻ, bấm dấu + để tạo liên kết, rồi chép liên kết gửi cho người nhận. Người nhận mở được ngay trên trình duyệt, không cần tài khoản.
2. Kiểm soát liên kết: mật khẩu, thời hạn, quyền sửa
Bấm biểu tượng ba chấm cạnh liên kết vừa tạo để tùy chỉnh:
- Đặt mật khẩu: người nhận phải nhập đúng mật khẩu mới mở được – nên bật khi gửi tài liệu nhạy cảm, và gửi mật khẩu qua kênh khác với kênh gửi link.
- Ngày hết hạn: quá ngày này liên kết tự vô hiệu – hợp với báo giá, tài liệu có thời hiệu.
- Cho phép chỉnh sửa: mặc định người nhận chỉ xem và tải về; bật lên nếu muốn họ sửa trực tiếp.
- Hủy chia sẻ: xóa liên kết bất cứ lúc nào, người giữ link cũ không truy cập được nữa.
Một file có thể tạo nhiều liên kết với quyền khác nhau – ví dụ một link chỉ xem cho khách hàng, một link được sửa cho đồng nghiệp.
3. Nhận file từ người khác – thư mục nộp file
Cần thu file từ nhiều người (đối tác gửi chứng từ, học viên nộp bài): tạo một thư mục, chia sẻ bằng liên kết và chọn quyền chỉ cho phép tải lên. Người có link kéo thả file vào là xong, họ không xem được file của người khác trong thư mục – chỉ quý khách thấy toàn bộ.
4. Làm việc chung trong đội nhóm
Gói Box có nhiều tài khoản thành viên thì chia sẻ nội bộ trực tiếp: trong hộp Chia sẻ, gõ tên thành viên và chọn quyền (xem hoặc chỉnh sửa). Thư mục chia sẻ nội bộ xuất hiện ngay trong Box của thành viên đó và đồng bộ xuống máy họ như thư mục thường – cả nhóm luôn làm trên cùng một bản mới nhất.
Quý khách cần thêm tài khoản thành viên cho đội nhóm hoặc nâng dung lượng gói: nhắn qua khung chat ở góc phải màn hình để được hỗ trợ.
